关于传达室接收到邮件、邮包后的基本做法

办公室

一、 高中部传达室在接收到各类邮件、邮递包裹(含汇款单等)后

1、发给学校处室、科级组的普通邮件,由总务处杨艳萍老师统一接收,并送抵相关单位。大型的包裹,则通过QQ群提示相关的部门(每天上午10:00左右发布一次信息)。该部门自行派人前往查收、领取。

2、个人的信件由本人自行前往传达室领取。

建议:

   (1)亲友的邮件,最好能邮寄到家里的地址。

   (2)同事之间形成互相通气的做法。

3、快递、邮包等需要签领的邮件学校当值的保安务必要求快递企业现场打电话给当事人(否则拒绝签领),在获得当事人的许可后,由学校保安代为签收、存放。当事人自行前往传达室签领。

4、凡汇款单,由学校保安代为签收、存放,总务处杨艳萍老师在工作日里每日一查,然后在QQ群中做温馨提示(每天上午10:00左右发布一次信息)。当事人自行前往传达室签领。

5、凡属于公文急件(送递学校领导或处室主任的)当值保安第一时间通知总务处杨艳萍老师或直接送达学校办公室的工作人员。

6、校区部门、人员之间传递物品,一般情况下司机只是将物品放在正门传达室,请自行做好沟通交接的事宜。

二、 初中部传达室在接收到各类邮件、邮递包裹(含汇款单等)后由总务处颜跃老师实施分类

1、属于高中部教职工(名单向人事部门索取)的普通邮件,每日通过一个固定的大文件袋交换给高中部(通过14:00时从初中部发出的班车),相关司机直接送达高中部正门传达室,做普通信件处理。

2、属于初中部教职工的普通邮件,由总务处颜跃老师在教职工出入学校正门时送达。

3、快递、邮包等需要签领的邮件,学校当值的保安务必要求快递企业现场打电话给当事人(否则拒绝签领),在获得当事人的许可后,由学校保安代为签收、存放。当事人自行前往传达室签领。

4、凡汇款单,由学校保安代为签收、存放,总务处颜跃老师在工作日里每日一查,然后直接打电话通知当事人(无论是高中部还是初中部)。

5、凡属于公文急件(送递学校领导或处室主任的)当值保安第一时间通知总务处颜跃老师或直接送达学校办公室。

三、 凡寒暑假

1、文件往来工作一律正常化,办公室何静儿老师每日上网接收市教育局的文件,谢洁老师上网查看与高中部有关的开发区教育局的文件,通讯员卢向前老师正常交换文件。所查收到的文件,交值班行政处理。值班行政有责任过问今日有否文件。

2、凡邮递、送递给学校行政的文件、邮件、包裹等,由传达室的保安交给值班行政,由值班行政通知相关人员。值班行政有责任过问今日有否邮件。

备注:凡工作调动者,请及时告知联系密切的业务部门或有关人员,尽量将邮件直接邮递至所在校区,减少中间环节。

办公室

                                                2010年2月

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